Το σύνολο των Πολεμικών πλοίων και Ναυτικών υπηρεσιών του Π.Ν παραδίδει ανά τακτά χρονικά διαστήματα στο τμήμα Αρχείων της ΥΙΝ σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, συγκεκριμένο τρέχον αρχειακό υλικό όπως Εξερχόμενα Σήματα – Έγγραφα, Ημερολόγια πλοίου, Εισερχόμενα έγγραφα εκτός Π.Ν κ.α.
Το σύνολο των παραληφθέντος υλικού συγκεντρώνεται, καταγράφεται, ταξινομείται και μετά την πάροδο τουλάχιστον είκοσι (20) χρόνων, παραδίδεται σταδιακά στο Τμήμα Μικροφωτογράφησης Αρχείων όπου και μικροφωτογραφίζεται . Εν συνεχεία, μέσω τριμελούς επιτροπής και σύμφωνα με τις κατευθύνσεις του Διευθυντή ΥΙΝ, χαρακτηρίζεται ως «Καταστρεπτέο» ή «Διατηρητέο- Ιστορικό αρχείο».
Καθόλη την διάρκεια της ανωτέρω διαδικασίας το σύνολο του αρχειακού υλικού φυλάσσεται ανάλογα με το είδος σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο με σκοπό αφενός την ασφαλή διατήρηση του και αφετέρου την εύκολη ανάκτηση του για τυχόν περαιτέρω μελλοντική αξιοποίηση του.
